راهنمای گام به گام برگزاری کنفرانس ویدیویی - وبلاگ املاکیا

به گزارش وبلاگ املاکیا، تا همین چند ماه پیش تماس های تصویری معمولا برای احوال پرسی استفاده می شدند. اگر فاصله میان افراد آن قدر زیاد بود که فرصتی برای ملاقات حضوری نداشتند، تماس های تصویری به آن ها یاری می کردند تا فاصله شان را به میزان فاصله چشم هایشان تا تلفن هوشمند یا لپتاپ شان کاهش دهند. اما با شیوع ویروس کرونا، شرایط کاملا دگرگون شد. حالا مدتی است که کلاس های دانشگاه، جلسات کاری و بیشتر تعاملاتی که تا چند ماه پیش به صورت حضوری برگزار می شد در بستر مجازی دنبال می شوند. بنابراین اهمیت کنفرانس ویدیویی در چنین شرایطی بسیار بیشتر از قبل به نظر می رسد.

کنفرانس های ویدیویی از برگزاری حضوری جلسات آسان تر به نظر می رسند اما دردسرها و دشواری های خاص خود را دارند. در ادامه با راهنمای گام به گام برگزاری کنفرانس ویدیویی با وبلاگ املاکیا زندگی همراه باشید.

برترین نرم افزارها برای برگزاری کنفرانس ویدیویی

حتی پیش از شیوع ویروس کرونا هم نرم افزارهای ارتباط جمعی با قابلیت تماس های تصویری و صوتی شرایط خوبی داشتند. اگرچه توسعه ناگهانی این ویروس مرگبار تعداد کاربران همه این سامانه ها را چند برابر کرد اما بیشتر آن ها پیروز شدند شرایط را کنترل نمایند. در ادامه می توانید با تعدادی از برترین نرم افزارهای مناسب برای برگزاری کنفرانس ویدیویی آشنا شوید.

اپلیکیشن ooVoo

این پیغامرسان ابتدا در میان نوجوانان محبوب شد اما با بروزرسانی های جذابی که داشت مورد توجه بسکمک از بزرگسالان هم نهاده شد و یکی از برترین نرم افزارهای برای برگزاری کنفرانس ویدیویی است. اپلیکیشن ooVoo به کاربران اجازه می دهد به صورت همزمان در یک گروه هشت نفره به تماس تصویری و صوتی مشغول شوند و امکان ضبط این جلسات مجازی هم وجود دارد. این نرم افزار روی همه سیستم عامل ها در دسترس است.

اپلیکیشن Skype

پیغامرسانی که به وسیله مجموعه مایکروسافت توسعه پیدا نموده بدون شک می تواند یکی از برترین نرم افزارها برای برگزاری کنفرانس ویدیویی باشد. ایده اصلی این اپلیکیشن در سال 2003 و با همکاری یک تیم توسعه سوئدی و دانمارکی شکل گرفت اما بعدها و در سال 2011 به وسیله غول فناوری، مایکروسافت، خریداری شد. با کمک پیغامرسان Skype می توانید گروه های مجازی 300 نفری تشکیل دهید و شرایط برای تماس صوتی یا تصویری گروهی با حضور 25 کاربر وجود دارد و روی همه سیستم عامل ها در دسترس است.

اپلیکیشن Google Dou

گوگل برای مدت ها با کمک نرم افزار Google Hangouts کوشش می کرد کاربران را برای به پیغامرسان اختصاصی خود جذب کند اما این اپلیکیشن در نهایت پیروز نبود. بنابراین آن ها از برنامه مناسب نوی برای تماس های تصویری رونمایی کردند که اپلیکیشن Google Dou نام دارد؛ یکی از برترین اپلیکیشن های سال 2018 که شاید برترین نرم افزار برای برگزاری کنفرانس های ویدیویی هم باشد. قابلیت جالبی در این پیغامرسان وجود دارد که به کاربر اجازه می دهد پیش از آن که جواب کاربر دیگری را بدهد، تصویر زنده او را آنالیز کند. رابط کاربری ساده اپلیکیشن Google Dou جذابیت آن را بیشتر می نماید.

اپلیکیشن WhatsApp

این پیغامرسان محبوب اگرچه امکانات بسیار زیادی ندارد اما کوشش می نماید در بالاترین سطح ممکن بدرخشد. به همین علت قابلیت تماس تصویری و صوتی به آن اضافه شده تا هر کاربری را تحت تاثیر قرار دهد. با کمک اپلیکیشن WhatsApp می توانید تماس صوتی یا تصویری با حضور 8 کاربر را تجربه کنید. در کنار قابلیت تماس های صوتی و تصویری، قابلیت ارسال پیغام متنی و صوتی هم در این پیغامرسان وجود دارد و توانایی ارسال فایل تصویر، فیلم و موسیقی هم به آن اضافه شده است. اپلیکیشن WhatsApp روی همه سیستم عامل ها در دسترس است و حتی نسخه تحت وب هم دارد.

اپلیکیشن Instagram

اگرچه وقتی نام اپلیکیشن Instargram مطرح می شود بیشتر مردم شبکه اجتماعی اشتراک تصاویر و ویدیو را به یاد می آورند اما این شبکه اجتماعی قابلیت تماس ویدیویی را هم فراهم نموده است. این شبکه اجتماعی اجازه تماس تصویری میان 4 کاربر را فراهم می نماید که اگرچه چندان کاربردی به نظر نمی رسد اما به علت کیفیت قابل قبول و سرعت مطمئنی که دارد برای برگزاری کنفرانس ویدیویی قابل اطمینان است.

اپلیکیشن Zoom

این نرم افزار بدون هیچ شک و تردیدی برترین نرم افزار برای برگزاری کنفرانس ویدیویی است. سهام شرکتی که اپلیکیشن Zoom را توسعه داده بود در دوران شیوع ویروس کرونا جهش قابل توجهی کرد و همین حقیقت نشان می دهد که این نرم افزار برای برگزاری تماس های ویدیویی انتخاب مطمئنی به نظر می رسد. مهم ترین قابلیت این نرم افزار، ویژگی اشتراک صفحه نمایش در کنفرانس ویدیویی است. این قابلیت برای شرکت ها و کلاس های دانشگاهی بی نظیر است و توانایی آن را دارد تا به صورت همزمان از 100 کاربر پشتیبانی کند. جذابیت ویژه اپلیکیشن Zoom به حالت رانندگی بازمی شود. امکانی که به کاربر کمک می نماید در هنگام رانندگی با کمتر توجه به صفحه نمایش تلفن هوشمند خود در کنفرانس های ویدیویی حاضر شود.

همه آن چه باید در برگزاری یک کنفرانس ویدیویی به آن توجه کنید

جلسات مجازی ای که به صورت کنفرانس ویدیویی برگزار می شوند، چندان هم آسان و ساده نیستند. گاهی رعایت نکردن تنها چند اصل بسیار ساده می تواند مسائل بزرگی در کنفرانس ویدیویی ایجاد کند. بنابراین نکات بسیار مهم وجودی دارد که پیش از شروع یک تماس تصویری کاری یا دانشگاهی به آن احتیاج دارید.

فضای پیرامون خود را آنالیز کنید

وقتی وارد یک کنفرانس ویدیویی می شود، نخستین پدیده ای که خودش را نشان می دهد، محیط پیرامون شماست. این که کجا هستید و چه کار می کنید، سایر کاربران را تحت تاثیر قرار می دهد. بنابراین بهتر است محیطی آرام، خلوت و ساده را انتخاب کنید. محیطی که نه تنها شلوغی آن کاربران را گیج نمی نماید بلکه احساس خوبی هم به آن ها می دهد. سعی کنید فضایی را پیدا کنید که صدای اضافه زیادی در آن به گوش نمی رسد. اگر هم احساس می کنید صدای محیط روی کیفیت صدای شما تاثیرگذار است از هدفون بهره ببرید تا صدای پس زمینه به حداقل برسد. فرد دیگری به جز شما در اتاق حضور دارد که ممکن است صداهای اضافی ایجاد کند؟ به او اطلاع دهید که در کنفرانس ویدیویی هستید و اگر توانایی آن را دارد اتاق را ترک کند یا سکوت را رعایت کند.

دوربین را در جای مناسب قرار دهید

محل دوربین در یک کنفرانس ویدیویی اهمیت بسیار ویژه ای دارد. اگر از کامپیوتر شخصی استفاده می کنید، بهتر است وبکم باکیفیتی برای آن بخرید. اگر از لپتاپ یا تلفن هوشمند برای کنفرانس ویدیویی کمک می گیرید باید فاصله صورت خود با دوربین را حفظ کنید. شما نباید از دوربین فاصله زیادی بگیرید و نباید هم فاصله کمی با آن داشته باشید. در برترین حالت، فاصله دوربین با صورت شما 50 سانتی متر باشد. از قلم نیاندازید که دوربین را همسطح با چشم هایتان قرار دهید تا ارتباط چشمی با سایر کاربران حفظ شود.

نور محیط را تامین کنید

در یک تماس ویدیویی، محل و مقدار تابش نور اهمیت ویژه ای دارد. بنابراین باید نور محیط را تامین کنید. اگر چراغ مطالعه دارید، آن را در زاویه ای قرار دهید که چشم های شما را اذیت ننمایند و در عین حال بازتاب کامل نور از روی صورت شما هم نباشند. برترین گزینه، استفاده از چراغ های سقفی است. اما این چراغ های سقفی نباید پشت سر شما قرار بگیرند. اگر نور محیط از پشت سر شما به درون تماس ویدیویی بتابد نه تنها سایر کاربران را اذیت می نماید بلکه تصویر دقیقی هم از شما شکل نمی گیرد.

در این زمینه بخوانید:

گوشی اندرویدی شما گم شده است؟ از این اپلیکیشن ها کمک بگیرید

چگونه گوگل آهنگ ها را با کمک بیان ریتم و شعر آن ها پیدا می نماید؟

چرا مرورگر مایکروسافت اج کرومیوم برترین مرورگر ویندوز است؟

از ظاهر خود غافل نشوید

کارکردن یا درس خواندن از خانه این فرصت بی نظیر را فراهم نموده تا به هر شکلی که دوست دارید، لباس بپوشید. اما در شرایط کنفرانس ویدیویی، شرایط تفاوت دارد. بهتر است ظاهر خود را آنالیز کنید. ترجیحا با لباسی مناسب با شرایط جلسه ای که در آن هستید، تماس ویدیویی را پاسخ دهید. لباس های طرح دار یا شلوغ را برای کنفرانس ویدیویی استفاده نکنید و احتیاجی هم به پوشیدن لباس های بیش از حد ساده نیست.

شرایط صدا و تصویر را آنالیز کنید

نرم افزارهای برگزاری کنفرانس ویدیویی این اجازه را به کاربران درگیر می دهند تا هر زمانی که احتیاج دارند، صدا و تصویر خود را قطع نمایند. اگر احساس می کنید قطع صدا و تصویر شما به تسریع بخشیدن جلسه کمک می نماید، این کار را انجام دهید. در مواقعی هم که احتیاجی به حضور شما نیست و تصمیم دارید کاری انجام دهید از قطع تصویر و صدای خود اطمینان حاصل کنید. به صورت کلی، بهتر است زمانی که به حضور شما در کنفرانس ویدیویی نیست، صدای خود را قطع کنید تا به صورت کاملا سهوی اشتباهات بزرگی مرتکب نشوید.

برای صحبت کردن علامت دهید

کنفرانس های ویدیویی تجربه کامل تری نسبت به جلسه حضوری نیستند. بنابراین برای صحبت کردن شرایط خاصی وجود دارد. با توجه به تاخیری که میان ارتباط کاربران وجود دارد، هر صحبت نوی می تواند به معنای دخالت در صحبت دیگران باشد. بنابراین پیش از شروع یک نطق نو به سایر کاربران اطلاع دهید. برای این کار می توانید چهره خود را متمرکز نشان دهید تا سایر کاربران از هدف شما برای صحبت مطلع شوند. در چنین شرایطی بهتر است علامت مشخصی برای ارتباط با سایرین انتخاب کنید.

صفحه سیستم شخصی خود را مرتب کنید

گاهی اوقات در جریان یک کنفرانس ویدیویی شرایطی شکل می گیرد که کاربر احتیاج دارد صفحه یا صفحاتی از سیستم شخصی خود را به اشتراک بگذارد. این اتفاق به معنای تماشای حریم خصوصی شما به وسیله دیگران است. بنابراین شاید بهتر باشد پیش از اشتراک محتوای سیستم شخصی تان از همه چیز مطمئن شوید. همه آن چه سایر کاربران باید نگاه نمایند را در یک پوشه مجزا قرار دهید و سایر برنامه های اضافه را متوقف کنید.